Business intelligence oplossing voor VWN

VluchtelingenWerk Nederland (VWN) is een onafhankelijke organisatie die opkomt voor de belangen van vluchtelingen en asielzoekers. Met duizenden vrijwilligers ondersteunen zij asielzoekers in de opvangcentra en vluchtelingen die een nieuw bestaan opbouwen in Nederlandse gemeenten.

Dat gebeurt door het bieden van persoonlijke steun en belangenbehartiging bij hun toelating, opvang en integratie. Bescherming houdt meer in dan alleen de mogelijkheid bieden asiel te zoeken en te krijgen. Het betekent ook het voorkomen dat iemand wordt teruggestuurd, als zij of hij gegronde vrees heeft voor vervolging, of als zij of hij het risico loopt slachtoffer te worden van foltering of een onmenselijke of vernederende behandeling of straf. Bescherming betekent tenslotte ook het bieden van toegang tot de samenleving, en de mogelijkheid om een zelfstandig bestaan op te bouwen.

VWN neemt daarbij de mensenrechten die zijn vastgelegd in tal van internationale verdragen, als leidraad voor haar activiteiten.

Achtergrond

VWN behartigt de belangen van heel veel mensen en heeft daardoor beschikking over heel veel persoonlijke gegevens en achtergrondinformatie. Hier moet de organisatie zeer zorgvuldig mee omgaan. En doordat VWN te maken heeft met vluchtelingen vanuit verschillende landen over de hele wereld, is het nog eens extra belangrijk dat ze de gegevens van deze mensen zo zorgvuldig mogelijk kunnen verzamelen, beheren, analyseren. En beschermen tegen misbruik door verkeerde instanties of personen. Hierbij moeten zij uiteraard voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wat hebben wij gedaan?

Om dit zo goed mogelijk te borgen maakt VWN al jaren gebruik van een registratiesysteem, het VluchtelingenWerk Volgsysteem (VVS). Door de jaren heen heeft VWN dit systeem steeds verder geoptimaliseerd en aangepast, om te kunnen blijven voldoen aan steeds veranderende wet- en regelgeving, waaronder de VreemdelingenWet en de Wet Inburgering. West IT Solutions heeft VWN in het verleden langdurig ondersteund in de doorontwikkeling en het beheer van dit registratiesysteem, dat nu door een derde partij ontwikkeld en beheerd wordt.

VWN wordt voor een groot deel gefinancierd door lokale overheden, die allemaal zo hun eigen rapportages verlangen die bovendien voortdurend veranderen. VluchtelingenWerk Nederland heeft daarom bij West de vraag neergelegd een tool te realiseren die invulling geeft aan deze vraag voor uitgebreide rapportages.

West heeft jarenlange ervaring op het gebied van software engineering en is uitgebreid op de hoogte van de technieken en tools die op dit gebied beschikbaar zijn. In plaats van het met maatwerk aanpassen van het bestaande registratiesysteem, is ervoor gekozen om de Business Intelligence tool �Pentaho� te koppelen aan het registratiesysteem. Op deze manier kunnen beide tools worden ingezet voor datgene, waar zij voor bedoeld zijn en versterken ze elkaar met hun competenties om te komen tot de meeste optimale rapportagemogelijkheden.

Technologie

Er is een koppeling gerealiseerd tussen het VVS en Pentaho. Hierdoor communiceren zij met elkaar. Het VVS blijft de bron van alle data. Iedere nacht wordt er een kopie gemaakt van de data uit het VVS en binnengehaald in de Pentaho-database (een zogenoemd ETL-proces). Vanuit het VVS kunnen, afhankelijk van onder meer de gebruikersrol, de regio of de werklocatie, diverse rapporten gekozen worden die in Pentaho gedefinieerd zijn.

Voor de gebruiker is deze integratie naadloos, wat wil zeggen dat de gebruiker geheel binnen het VVS het rapport kan kiezen, eventueel selectieparameters kan invullen (denk aan de periode waarover een rapport gewenst is, of over welke gemeentecontracten), en het rapport opvragen. Pentaho haalt de gegevens voor de rapportages uit haar eigen databronnen, transformeert deze en levert het rapport terug aan het VVS, waar dit door de aanvrager kan worden bekeken.

Resultaat

Doordat Pentaho is gekoppeld met de gegevens uit het registratiesysteem is VWN nu veel flexibeler in het opstellen van rapportages. Dit kunnen eenmalige (ad hoc) rapporten zijn, periodieke rapportages, of rapporten die algemeen aan bepaalde gebruikersrollen binnen VVS beschikbaar worden gesteld. Ook kunnen rapportages meerdere bronnen gebruiken, naast de gegevens uit het VVS. Te denken valt hierbij aan bijv. cli�ntoverzichten of financi�le verantwoordingsrapportages. Hierdoor kunnen er andere en meer uitgebreide analyses uit de systemen worden gehaald waarmee VWN beter en sneller kan inspelen op actuele situaties en nieuwe regelgevingen, en bijv. ook beter kan sturen op KPI�s.

�We hebben met West een langdurige samenwerkingsrelatie. In geval van vragen of wensen worden we altijd snel en uiterst adequaat geholpen.� Harry Wijnberg (senior Functioneel Beheerder VVS van VWN.